Как перевести сотрудников на удалённую работу во время карантина
Правила работы из дома и полезные сервисы
Как перевести сотрудников на удалённую работу во время карантина
Пандемия коронавируса многих работодателей застала врасплох. Одна из ключевых рекомендаций правительства для бизнеса, призванная остановить распространение болезни – перевести всех сотрудников, каких только можно, на удалённую работу. На текущем уровне развития связи это практически все, кто не работает физически: операторы, программисты, журналисты, бухгалтеры, менеджеры и так далее.
Но как обеспечить сотрудников всем необходимым, как ставить задачи, проводить совещания, контролировать выполнение задач – большинство представляет только теоретически.
Обеспечьте сотрудников всем необходимым
Чтобы сотрудники работали дома так же эффективно, как и в офисе, нужно оформить их официально и предоставить те же возможности, что были раньше. Какие – распишем по пунктам.
Оформите дистанционную работу официально
В Трудовом кодексе нет термина «удалённая работа», но есть понятия «надомная работа» и «дистанционная работа». Этой последней посвящена целая глава «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Ключевой её момент: с каждым человеком, который переходит на удалёнку, нужно подписать допсоглашение к трудовому договору. После этого все юридически значимые действия, которые обычно делаются под подпись, можно проводить путём обмена электронными документами. То же самое касается заявлений от работника.
Обеспечьте сотрудников техникой
Минимальный набор: компьютер или ноутбук с быстрым доступом в интернет и веб-камера для общения с коллегами или клиентами. Для того, чтобы клиенты всегда могли дозвониться до вас по привычным номерам, нужно включить переадресацию на сотовый телефон или настроить интернет-телефонию прямо на компьютере сотрудника, это легко сделать если у вас подключена Облачная АТС.
Дайте доступ к программам и базам данных
Если вы используете локальные программы, для доступа к ним из дома нужно добавить домашние компьютеры сотрудников в рабочую сеть. У Good Line есть для этого специальная услуга «Домашний офис».

Другой способ – переход от локальных программ к облачным сервисам. Тем более, что они зачастую более современные, удобные и безопасные. Например, классическую всего за час перенесут в облако с помощью сервиса 1С:Фреш, и сотрудники получат доступ к ней из любого места. А для работы с клиентскими базами, постановки и контроля задач удобно использовать Битрикс24.

Для работы с документам мы рекомендуем облачный сервис Google Docs, потому что он бесплатный и позволяет совместно редактировать документы нескольким сотрудникам.
Полезные сервисы
Ознакомьте сотрудников с правилами работы дома
Работа из дома – для большинства дело непривычное. Вроде бы очевидное правило всё равно стоит проговорить отдельно и заранее: не меняется ничего, кроме места работы и способов связи.
При этом все мы понимаем, что на самом деле условия дома другие. Огромное количество отвлекающих факторов – от любимого дивана до ударившего коленку ребёнка. Ваша задача – не пытаться ввести дистанционный надзор и армейский режим (всё равно не получится), а помочь справиться с тем, что отвлекает. Примерные рекомендации для сотрудников ниже.
Соблюдать режим
Для удалённой работы важно установить чёткий режим дня. Просыпайтесь в то же время, что и всегда, с утра производите привычные ритуалы без изменений: так же брейтесь и умывайтесь, не откладывайте утренний душ, не работайте в пижаме. Работа из дома не означает, что вы работаете, когда захотите. Сотрудники должны быть доступны всё рабочее время и по-прежнему предупреждать руководителя, если по каким-то причинам им нужно отсутствовать.
Организовать рабочее место
Чтобы не терять продуктивности, нужно организовать себе комфортное рабочее место. Лучший вариант – отдельная комната с качественным интернетом, рабочим столом и стулом. Не стоит работать сидя или лёжа на диване – это слишком расслабляет. А вот ассоциирующаяся с работой одежда, напротив, помогает сосредоточиться. Идея носить дома рабочие штаны и рубашку или блузку может показаться странной, но ваша концентрация точно возрастёт, а соблазнов отвлекаться станет меньше.
Планировать работу
Необходимо не только для контроля, но и для того, чтобы координировать действия отделов и команд, чтобы они находились в одном информационном поле. В Good Line для этого используют онлайн-сервисы Trello и То-Do (Wunderlist). Они бесплатные и позволяют прописывать списки задач для каждого отдельного работника и для целой команды.
Отчитываться о проделанной работе
Не пытайтесь контролировать сам факт присутствия сотрудника на удалённом рабочем месте. Во-первых, это сложно технически, а во-вторых, раздражает и демотивирует людей. Вместо этого контролируйте выполненные задачи – это намного продуктивнее.
Общий инструмент для связи
Для связи используйте чаты и видеоконференции. В чате решайте простые вопросы, утверждайте встречи и обменивайтесь файлами. Более сложные задачи лучше решать по видеоконференции, чтобы не засорять чат десятками сложных для восприятия сообщений, которые касаются не всех, – в итоге это приведёт к тому, что сотрудники попросту перестанут читать чат онлайн.

Договоритесь об одном общем инструменте, чтобы не получалось так, что часть компании общается в Skype, часть в Whats App, а часть по телефону. Это неизбежно приведёт к задержкам и потерям в коммуникациях.

Например, в Good Line для личных сообщений, чатов и передачи файлов используют Telegram, а для видеоконференций – Zoom.
Фильтровать входящую информацию
Постарайтесь ограничить поток новостей. В условиях, когда каждый второй блогер мнит себя экспертом по коронавирусу, образующийся информационный шум сильно отвлекает от работы. Конечно, полностью оставаться в вакууме не стоит: можно читать новости в ответственных СМИ, которые проверяют информацию и используют только достоверные источники – как, например, A42.RU.
Полезные сервисы